WM Ngangsu Kawruh #8 : Berkomunikasi di Dunia Digital

Zaman sekarang, sudah banyak interaksi yang dilakukan di dunia maya, mulai dari social media hingga messanger, mulai dari urusan pribadi hingga bisnis. Hal kecil yang kadang kita lupa adalah menerapkan kaidah, adab dan sopan santun dalam berkomunikasi dalam berbagai urusan misalnya dengan guru, orang tua atau dosen.

WM Ngangsu Kawruh edisi 8 kami berdiskusi tentang adab berkomunikasi di dunia digital, yang dibawakan oleh Agnestesia Putri. Media yang sering digunakan adalah email dan messanger seperti Whatsapp, Line dan sebagainya.

1. Komunikasi via Messanger

Tips berkomunikasi via messanger, terutama untuk urusan formal atau berhubungan dengan orang yang lebih tua adalah

1. Menyapa
Kalau belum kenal atau mau mulai percakapan dengan orang yang lebih tua/atasan jangan lupa dimulai dengan sapaan. simpel aja misal selamat siang/pagi Pak/Bu….
2. Perkenalkan diri
Kalau ini untuk pertama kalinya kamu berkomunikasi dengan beliau, jangan pernah lupa buat kenalin diri. Kalau kalian mewakili instansi tertentu, jangan lupa juga buat kasih deskripsi singkat ttg instansi kalian (kecuali kalau kalian dr instansi yang pasti diketahui semua orang). Simpel aja misal: Saya Agnes dari Wonosobo Muda. Salah satu organisasi kepemudaan dari Wonosobo
3. Jangan kebanyakan menyingkat tulisan.
Ngbc tlsn ky gni psti g enak kn ya. Lebih enak membaca tulisan yang ditulis lengkap walau rasanya kadang jadi terlalu formal ya.
4. kLo tlsn dSngkt ajJa bkn pSing @pLg tlsn kyA g9ini kundd yhaaa..
Please udah bukan saatnya nulis alay karena bakalan susah dibaca.
5. Perhatikan sapaan.
Ini berlaku kalo ngobrol sama orang Indonesia sih ya karena kita masih pake embel-embel kalo nyapa orang. Misal menyapa orang yang lebih tua ya jangan langsung sebut nama, kecuali kita memang sudah sangat dekat dengan dia.
6. Perhatikan pemilihan kata. Karena bahasa di media komunikasi seperti ini tidak bernada (nadanya bakal sesuai dengan suasana hati pembaca) usahakan pakai kata yang mudah dimengerti, tidak offensif dan tidak bermakna ganda.
7. Ingat untuk memakai huruf kapital saat menulis nama orang.
8. Kalau baru pertama kali ngobrol dengan orang tadi via aplikasi, informasikan dapat kontaknya dari siapa dan keperluannya apa.
Misal: Selamat sore kak Imelda. Nama saya Tyo dari tim sales PT xxxx. Saya mendapatkan kontak anda dari ibu Mutia. Saya ingin melakukan konfirmasi untuk kehadiran ibu dalam acara kami blablablabla…..

2. Komunikasi via Email

Secara konteks bahasa sama ya dengan aplikasi (pake sapaan, jangan disingkat dll). Nah email ini umumnya dipakai untuk komunikasi lebih formal.
Jangan sampai kita email orang, tapi menuliskan isi pesan di subject email.
Perbedaan penggunaan tujuan email:
to: ke orang utama yang dituju
cc: ke orang yang perlu mengetahui. misal kita mau mengajukan cuti ke hrd. nah tujuan utama kita membuat email adalah minta ijin, dan ditujukan ke hrd. disamping itu,kita perlu cc misal bos kita atau tim yang akan mengcover kita saat cuti.
bcc: saat kita ingin mengirim email ke orang banyak tapi kita tidak ingin penerima tahu satu sama lain. misalnya hrd mau kirim email ke orang yang diundang interview. bisa dengan bcc ini.

Subject harus menginformasikan isi email. Misal kita mau laporan hasil rapat yang baru dilakukan tadi, maka subjectnya bisa (misal) : MoM meeting divisi xxxx 5 Januari 2018, atau misal mau cuti bisa subjectnya : Permohonan cuti.

Misal mau minta orang wawancara buat web.

Dear bapak/ibu/kak xxxx

(pake spasi baris biar jelas)

Selamat sore, perkenalkan saya Agnes dari Wonosobo Muda, sebuah organisasi kepemudaan yang memiliki tujuan untuk dapat menginspirasi dan memberdayakan masyarakat. Salah satu upaya kami dalam memberikan inspirasi bagi masyarakat Wonosobo adalah dengan berbagi kisah inspiratif dari warga Wonosobo, seperti halnya dapat dilihat pada link berikut (kopiin link disini)

(kasih spasi baris karena mau ganti topik)

Saya mendapatkan kontak anda dari kak Xxxxx. Melalui email ini saya bermaksud untuk meminta anda menjadi narasumber kami, karena kami yakin kisah anda dapat memberikan inspirasi bagi warga Wonosobo, terutama bagi teman-teman yang tertarik dengan dunia (peternakan/perikanan/bisnis/seni/pendidikan. apapun yang sesuai sama orang tsb). Jika anda berkenan untuk menjadi narasumber kami, maka kami akan mengadakan wawancara, yang dapat dilakukan secara langsung ataupun melalui email/media komunikasi lainnya

(spasi baris lagi)
Kami benar-benar berharap anda bersedia untuk menjadi narasumber kami. Dan jika berkenan, kami mohon bantuan anda untuk membalas email ini, atau menghubungi saya melalui WA/telepon pada nomor berikut: 08****

(spasi lagi)

Atas perhatian yang diberikan saya ucapkan terima kasih

 

Hormat saya

Agnes

Salah satu contoh misal emailnya adalah laporan kerjaan. Selain lampirkan dokumennya dikasi ringkasan.
Jadi body emailnya isinya kira-kira gini

Dear…..
selamat siang
bersama email ini saya lampirkan laporan perkembangan penjualan brand x selama periode xxxx – xxxx.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam laporan tersebut adalah:
1. brand tumbuh sebesar x% dibanding tahun lalu
2. pertumbuhan disebabkan oleh xxxx
3. (apapun hasil analisa sederhana kamu)

Kenapa sih perlu dikasih ringkasan? Supaya ketauan nggak asal comot dan keliatan kalau kamu mau kerja lebih walau mungkin yang diminta cuma bikin laporan.

Kalau di komunikasi begini sih saya cenderung banyak memakai kata terima kasih dan mohon bantuan (minta tolong). trus nggak sungkan minta maaf. misal bales email lama (lebih dari 1×24 jam) kita bilang dulu: mohon maaf untuk balasan email yang lama (sorry for delayed response jika dalam bahasa Inggris).

Penggunaan emoticon digunakan untuk orang yang sudah akrab saja. Jika urusannya formal, sebaiknya tidak memakai emoticon. Dan untuk urusan formal, lebih baik gunakan bahasa yang formal dan benar.

Sekian WM Ngangsu Kawruh edisi 8. Nantikan edisi selanjutnya ya!